O “Escopo” de um projeto é todas as coisas que devem ser produzidas para concluir o projeto. Estas “coisas” são chamadas de “Entregas” e para que todos saibam o que precisa ser produzido, elas precisam ser descritas em profundidade o mais cedo possível no projeto. Execute estes simples, mas efetivos cinco passos para definir o escopo de seu próximo projeto:

Passo 1: Estabelecer a Direção

Comece estabelecendo a direção do seu projeto. Você tem uma Visão do projeto, os Objetivos do projeto e os Prazos definidos e documentados? Eles foram definidos em profundidade e foram aceitos pelo cliente? Será que toda a equipe do projeto entendeu de forma clara e sabe por que eles são importantes? É somente através do esclarecimento da direção do projeto, que você poderá definir claramente o escopo do projeto.

Passo 2: Identificar o Escopo do Projeto

A melhor maneira de definir e obter um acordo sobre o escopo do seu projeto, é reunir-se com todas as partes interessadas relevantes para que eles lhe ajudem a definir o escopo. Você deve organizar uma Reunião de Definição do Escopo do Projeto e convidar o patrocinador, o cliente e as outras partes interessadas chave do projeto para ajudá-lo a identificar o escopo do projeto. Como resultado desta reunião você espera obter um consenso e um acordo sobre as entregas principais que serão produzidas pelo projeto. Além disso, os itens “fora do escopo” também devem ser identificados e acordados por todas as partes.

Na reunião, solicite a cada parte interessada chave para apresentar uma lista das entregas que eles esperam que a equipe do projeto vá entregar. Usando a lista completa das entregas geradas na reunião, solicite as parte interessadas para chegarem a um acordo sobre quais entregas são obrigatórias e quais são “boas para ter” (opcional). Uma vez que isso tenha sido concluído, solicite-lhes para priorizar as entregas em cada lista, assim você saberá o que tem que ser entregue em primeiro lugar e quais entregas podem ser entregues mais tarde ao longo do projeto.

Passo 3: Definir cada Entrega em maiores Detalhes

Você tem agora uma lista de entregas acordadas pelas partes interessadas. Mas ainda não é o suficiente. Você precisa definir cada entrega em maiores detalhes. Trabalhe com a sua equipe e outros peritos para documentar os requisitos, de alto nível, associados a cada entrega, tal como, quais são as caraterísticas, como ela irá funcionar, e como ela será suportada, etc. Seu objetivo aqui é reduzir as chances de mudanças do escopo mais tarde devido às entregas mal definidas. Em outras palavras, você quer tentar evitar que o cliente fale mais tarde que “não foi aquilo realmente o que ele pediu.”

Passo 4: Avaliar a Viabilidade

Então, agora você tem uma lista detalhada que descreve cada entrega que será produzida pelo seu projeto, em ordem de prioridade e separada como obrigatórias e opcionais. Ótimo! Mas será que é possível atingir tudo isso até a data de término do projeto? Antes de confirmar o escopo do projeto, você precisa avaliar as entregas do projeto com a sua equipe e, juntos, decidir se todas as entregas podem ser entregues antes da data de término do projeto. Se não poderem, em seguida, você precisa decidir quais entregas devem ser retiradas da lista obrigatória para tornar a sua data de término mais viável?

Passo 5: Obter a Aprovação do Escopo do Projeto

Como último passo, apresentar o conjunto de entregas priorizadas para o patrocinador do projeto, juntamente com as eventuais mudanças para sua aprovação. Ao fazer isso, ele estará essencialmente concordando com a prioridade das entregas, os requisitos de cada entrega e, as entregas e os itens que estarão fora do escopo.

Ao obter aprovação formal, você está em uma ótima posição para ser capaz de gerenciar o escopo do projeto ao longo do projeto. Então, em algumas semanas, quando o patrocinador do projeto pedir “Por favor, você pode adicionar estas entregas no projeto?”, Você poderá responder simplesmente, dizendo: “Esta mudança do escopo pode ser feita, mas vamos ter que remover alguma das outras entregas ou estender a data final do projeto. Como você deseja prosseguir?”

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Com um documento detalhado e aprovado sobre o Escopo do Projeto em mãos, você será capaz de gerenciar facilmente as expectativas do patrocinador e das partes interessadas!