O plano de gerenciamento do cronograma descreve os processos que serão utilizados para gerenciar o cronograma do projeto. Normalmente este plano inclui o monitoramento das atividades em andamento, a identificação das atividades planejadas para serem terminadas no período, a identificação de atrasos potenciais do projeto, mensurar o desempenho das atividades versus o tempo alocado, e a avaliação do desempenho total do projeto.
Os componentes do plano de gerenciamento do cronograma podem incluir:
Papéis e responsabilidades. Nesta seção descreva os diferentes papéis e seus níveis de acesso e habilidade para fazer as mudanças do cronograma.
- Dono do cronograma. Normalmente é o gerente do projeto.
- Quem poderá atualiza-lo? Normalmente é o gerente do projeto que atualiza, mas em projetos grandes o cronograma poderá ser mais complexo e o gerente do projeto poderá necessitar de alguém para ajuda-lo. Por exemplo, um assistente do gerente do projeto poderá atualizar inicialmente o cronograma baseado nos relatórios de andamento e então enviar este rascunho para o gerente do projeto para as atualizações finais. Também é possível que os membros da equipe do projeto atualizem a situação atual de suas atividades atribuídas e então o gerente do projeto aprova as atualizações e baseado nessas atualizações fará uma análise do cronograma.
- Quem poderá lê-lo? Normalmente, o cronograma não é considerado confidencial e qualquer pessoa pode ter acesso. Entretanto, se o acesso ao cronograma for restrito, o gerente deverá estabelecer um processo de acesso para poder controlá-lo.
Frequência das atualizações. Nesta seção descreva o sincronismo das atualizações do cronograma. Indique se o cronograma será atualizado semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Normalmente o recomendado é semanalmente. Em muitos projetos o cronograma é atualizado na manhã do primeiro dia útil.
Mecanismo para recebimento das atualizações. Nesta seção descreva como as atualizações do cronograma serão entregues. Em muitos casos elas são entregues através dos relatórios de andamento dos membros da equipe. Entretanto, é possível que as atualizações sejam entregues durante as reuniões de andamento do projeto ou através de e-mails.
Processo de revisão e aprovação das mudanças do cronograma. Nesta seção defina o processo de avaliação e aprovação das mudanças do cronograma. O processo deverá definir o nível de autoridade necessário para aceitar e aprovar as mudanças do cronograma. Este processo de aprovação não inclui as datas finais das atividades internas, é aplicado às mudanças que afetam a data final do projeto. É possível que o gerente do projeto tenha um nível de autoridade para exceder a data final do projeto por alguns dias ou semanas, mas após este limite ele deverá executar algum processo formal para obter a aprovação das mudanças.
Ferramentas. Nesta seção descreva todas as ferramentas que serão utilizadas para gerenciar o cronograma do projeto. Quem terá acesso às ferramentas e as funcionalidades disponíveis (Somente leitura, fazer atualizações, aprovar atualizações, etc.).
Relatórios. Nesta seção descreva os tipos de relatórios que serão usados para gerenciar o cronograma, quem os receberá, a frequência dos relatórios, etc.
Integração do cronograma. Normalmente cada projeto mantém apenas um cronograma para o projeto, mas em alguns casos o projeto poderá utilizar um cronograma mestre com vários sub-cronogramas que deverão ser integrados ao mestre. É também possível que o cronograma do projeto possa ser integrado a um cronograma a nível de um programa ou de um portfólio. Nestes casos, descreva essas integrações.
Nós acreditamos que o plano de gerenciamento do cronograma deve fornecer valor para o gerente do projeto. Se o seu projeto não for complexo provavelmente você não precisará criar um plano de gerenciamento do cronograma. Por outro lado, se o seu projeto for grande e complexo, então um plano de gerenciamento do cronograma fornecerá um grande valor.
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